長崎県議会 2020-03-05 03月05日－05号
◎総務部長（平田修三君） 公文書管理条例を制定すべきと考えるが、見解はどうかとのお尋ねでございますが、公文書の管理については、文書事務の適正かつ効率的な処理を図るため、「長崎県文書取扱規程」を定めており、電子文書化や新たな保存管理手法の導入、文書保存期間など、必要に応じて、これまで見直しを行ってきております。
◎総務部長（平田修三君） 公文書管理条例を制定すべきと考えるが、見解はどうかとのお尋ねでございますが、公文書の管理については、文書事務の適正かつ効率的な処理を図るため、「長崎県文書取扱規程」を定めており、電子文書化や新たな保存管理手法の導入、文書保存期間など、必要に応じて、これまで見直しを行ってきております。
県では、文書取扱規程において、文書の種類や内容、重要度等に応じ、30年から10年、５年、３年、１年、１年未満までの６つの区分を設けており、保存期間は、文書を作成、取得した年度の翌年度から起算することとなっております。 なお、保存期間が１年未満の文書は、定例的、日常的な業務連絡等のような軽微なものであり、意思決定や後日検証に必要となるものは、１年以上の保存期間となります。
◎総務部長（武田宗仁君） 公文書は、行政と県民との重要な共有財産であり、本県では、保存期間を含め、作成から廃棄に至るまでのルールについて、文書取扱規程で定めております。
◎総務部長（古川敬三君） 県におきましては、文書事務の適正かつ能率的な処理を図ることを目的に、「長崎県文書取扱規程」を定めておるところでございます。 ○副議長（徳永達也君） 川崎議員－17番。 ◆１７番（川崎祥司君） 管理基準は、文書取扱規程ということで確認をさせていただきました。 (2) 公文書管理の現状について。 公文書の厳正な管理と運用というテーマについて、お尋ねをいたします。
また、報告後は、その復命書などにつきましては、その後の業務に活用するため、文書取扱規程に基づいて、関係するファイルにとじ込んで整理・保存をすることとしておるところでございます。 ◆（渡辺 創議員） 議員） そのあたりの備えもぜひ十分に考えていただきたいと思います。
37 ◯菊地総務学事課長 本県における現在の公文書管理制度につきましては、平成２３年４月に施行された公文書等の管理に関する法律におきまして、地方公共団体が保有する文書の適正な管理に関して努力義務が課せられたこと等を踏まえ、行政文書の適正な管理及び歴史公文書の保存、利用等について定めるため、文書取扱規程等を改正し、平成２５年１０月から施行したところです。
◎総務部長（桑山秀彦君） 公文書につきましては、県では「文書取扱規程」を定めまして、適正な事務処理と管理に努めているところでございます。この規程では、文書の範囲でありますが、通常の文書のほか、図画、写真、電磁的記録を含めて、文書と規定しているところでございます。
保存期限につきましては、これらの測量図は財産の取り扱いに関する重要な文書となりますので、引き継ぎ時点から、県の文書取扱規程の最長保存期間である30年となります。 ◆（清山知憲議員） 県に引き継がれることで、個人情報保護などの観点から、手続も煩雑というか難しくなっていく懸念もございますが、大変重要なデータでございますので、きちんと保管をよろしくお願いしたいと思います。
◎総務部長（成合修君） 本県における公文書の管理につきましては、文書取扱規程において、保存期間等の管理基準を定めているところでございます。
しかし、「第十一大栄丸」と「第二山田丸」は、10年間ではおかしいじゃないか、未来永劫残すべきだということで質問して、平成21年10月に文書取扱規程の改正を行って、「第十一大栄丸」と「第二山田丸」は30年になった。これは間違いないかどうか、それだけお答えください。 ○議長（渡辺敏勝君） 総務部長。 ◎総務部長（坂越健一君） 間違いございません。 ○議長（渡辺敏勝君） 山田博司議員－30番。
◎総務部長（稲用博美君） 県の公文書につきましては、「文書取扱規程」において、公文書の作成方法、保存、廃棄等の基準を定め、取り扱うこととしております。また、保存期間が経過した文書のうち、歴史資料としての価値を有するものにつきましては、「歴史資料文書管理規程」に基づきまして、文書センターで管理しております。
28 ◯安藤委員 情報公開された際の文書を見ますと、申し入れ書に、それから報告書に対しても収受印がないんですけれども、これは文書取扱規程上、特に問題はないのでしょうか。
また、起案に当たりましては、文書取扱規程に基づきまして、関係所属に合議をすることとされておりますが、補助金等の交付に関する要綱等につきましては、総務部の財政課に合議するよう、これは通知により定めているところでございます。 ◆（黒木覚市議員） 同じく総務部長、知事が編成した予算の内容にかかわる議会への説明は、その後の執行を前提とするべきであると考えるが、この点はいかがでしょう。
私から言わせれば、いいですか、総務部長、長崎県の文書取扱規程というのがあるんですね。 この中で、いいですか、30年保存する文書の中に項目がずっとあって17番目に、「その他長期保存を必要と認める文書」とあるんです。これが入ってなかったと。いいですか、今回の第十一大栄丸の海難事故、もしかしたら同じように、同じように取り扱いをするんじゃないかって私は思っているわけですよ。
電磁的記録は記録媒体に応じた適切な場所に保管し、その保存期間につきましては課長等が青森県文書取扱規程による文書分類表に準じて定めることとしておりますが、文書で保存されるものの補完的なものとして作成された電磁的記録につきましては、この限りでないとされております。
公印の取り扱いを含む文書事務については、正確かつ迅速に取り扱い、常に処理経過を明らかにし、円滑かつ適正に行われる必要があるとされていることから、県では、昭和三十六年に青森県文書取扱規程を定め、これに基づき適切な取り扱いに努めてまいりました。
もし、本当に廃棄したのであれば、県が定めてある文書規程か何かですか、文書取扱規程がありますね。あれは、復命書では３年ですが、しかし大事なものは永久保存するという文書の取扱規程があるわけですから、明らかに規程違反ということになるわけですので、その辺をやっぱりきちっと、次回の委員会までに報告をしていただきたいというふうに思います。
例えば、文書取扱規程の別表第４の保存年限表、永年保存甲の６に規定している文句があるんです。「その他、将来の例証として重要な記録、または歴史的な資料として無期限的に保存を必要と認める文書」に該当するのかしないのか、これをお聞きします。
先月の十四日、公印の重要性を再認識するとともに、青森県文書取扱規程を遵守し、再度指摘を受けることのないよう公印の管理を徹底し、所属職員を指導の上、公印の適正な使用に努めるよう、本庁各課及び出先機関の長等に、文書をもって強く注意を喚起いたしました。 また、全庁ＬＡＮを利用いたしまして、全職員に対して指摘内容を周知し、適正な使用に努めるよう求めたところでございます。
公印の取り扱いを含めまして文書の取り扱いについては、青森県の文書取扱規程という規程に基づきまして、本庁の各課長及び出先機関の長などが適正に処理することとされております。